Registre des systèmes d'IA : modèle et mode d'emploi pour une PME

Un registre des systèmes d'IA est la liste, tenue à jour, des outils et des usages d'IA de votre entreprise : qui utilise quel outil, pour quelle tâche, avec quelles données, sous la responsabilité de qui. Le règlement (UE) 2024/1689 ne prévoit pas de registre ni d'inventaire général des systèmes d'IA utilisés par une entreprise : son intérêt est de pouvoir montrer ce que vous avancez. Sans liste des usages, impossible de prouver que vos mesures correspondent à ce qui se passe réellement.

Mis à jour le 21 octobre 2026.

Définitions

• Registre des systèmes d'IA : le tableau interne des systèmes d'IA utilisés. On parle aussi de registre des usages IA : une ligne décrit un usage, pas seulement un outil.
• Système d'IA : un système automatisé doté d'un degré d'autonomie variable qui, à partir des données reçues, déduit comment produire des résultats (prédictions, contenus, recommandations ou décisions). Y compris les fonctions d'IA intégrées à un logiciel déjà en place.
• Registre des traitements RGPD : un autre document, qui recense les traitements de données personnelles. Un usage d'IA qui traite des données personnelles apparaît dans les deux, avec un renvoi de l'un vers l'autre.
• Shadow AI : l'usage d'outils d'IA hors de tout cadre connu de l'entreprise. Le registre sert à le faire apparaître : voir Shadow AI : définition, exemples, risques et méthode.

Les dix colonnes d'un registre

Chaque ligne décrit un usage. Le même assistant utilisé par le commerce et par les ressources humaines fait deux lignes, car le risque n'est pas le même.

• Usage : l'intitulé de la tâche, en une ligne et en langage courant.
• Service : l'équipe qui pratique cet usage.
• Outil : le nom exact et le type de compte (offre gratuite, abonnement individuel, licence de l'entreprise, fonction intégrée).
• Finalité : à quoi sert le résultat (document interne, livrable client, décision, publication).
• Données saisies : les catégories de données réellement entrées dans l'outil. C'est la colonne qui déclenche les décisions.
• Criticité : faible, moyenne ou élevée, selon la sensibilité des données et l'effet d'une erreur non détectée.
• Responsable : une personne nommée, pas un service.
• Date de déclaration : l'historique de la démarche.
• Validation : autorisé, autorisé sous conditions, en attente, refusé.
• Révision : la date de la prochaine revue de la ligne.

Méthode : le monter en trois temps

• Recenser. Interroger les équipes service par service, sans reproche, y compris sur les outils gratuits et les fonctions intégrées. Deux semaines calendaires, dont environ une demi-journée de travail effectif : Recenser les usages IA de votre entreprise.
• Remplir. Environ deux heures pour le premier remplissage après le recensement.
• Faire vivre. Une ligne par nouvelle déclaration, une revue annuelle courte, une à deux heures par trimestre.

Un tableur suffit pour démarrer et jusqu'à une vingtaine d'usages. Il atteint ses limites quand la collecte des déclarations n'est plus faite, quand une ligne ne se relie plus à sa preuve, ou quand un tiers demande un état daté que le fichier ne permet pas d'établir.

Ce que le registre alimente

Le plan de sensibilisation des équipes (qui, sur quoi), la liste des outils autorisés annexée à la charte, et les réponses aux questions extérieures d'un client, d'un assureur ou d'un partenaire. Voir Un client demande une preuve de votre gouvernance IA : que lui montrer ?.

Les articles rattachés

• Registre des usages IA : à quoi il sert, ce qu'il contient : le détail des dix colonnes.
• Recenser les usages IA de votre entreprise : la méthode de collecte.
• Shadow AI : définition, exemples, risques et méthode
• IA et données : ce qu'une PME peut confier à un outil
• Un client demande une preuve de votre gouvernance IA
• Un tableur suffit-il pour le registre des usages IA ?
• Quel outil pour tenir le registre des usages IA d'une PME ?
• Gouvernance de l'IA en PME : le guide

Questions fréquentes

Le registre est-il obligatoire ?

Le règlement (UE) 2024/1689 ne prévoit pas de registre ni d'inventaire général des systèmes d'IA utilisés par un déployeur. Il ne prévoit d'enregistrement ou de conservation que dans des cas ciblés, tous liés aux systèmes à haut risque : l'inscription dans la base de données de l'UE pour les déployeurs qui sont des autorités publiques (articles 26, paragraphe 8, et 49, paragraphe 3), et la conservation des journaux générés automatiquement, pendant au moins six mois (article 26, paragraphe 6). Pour un usage courant d'assistants IA, aucun document de ce nom n'est demandé. Il faut en revanche pouvoir montrer que vos mesures et vos règles correspondent à vos usages réels.

Faut-il y inscrire les fonctions d'IA intégrées aux logiciels habituels ?

Oui, dès qu'elles produisent un contenu, un tri, un score ou une recommandation utilisée dans le travail. Ce sont souvent les plus oubliées.

Faut-il inscrire les outils gratuits utilisés ponctuellement ?

Oui. Un outil gratuit utilisé une seule fois avec un fichier client expose les mêmes données qu'un abonnement utilisé chaque jour.

Qui tient le registre ?

Une seule personne nommée : le dirigeant, le responsable administratif et financier, le référent informatique ou la personne qui porte déjà le RGPD.

Qui peut le consulter ?

Il n'a pas vocation à être public. En interne, le responsable et la direction y accèdent. À l'extérieur, vous communiquez un extrait à un client ou à un partenaire qui pose la question.

Faut-il un juriste ?

Non pour tenir le registre : il décrit des faits. L'avis d'un juriste devient utile pour les cas sensibles, comme un usage lié au recrutement ou à l'évaluation de salariés.

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