Annoncer ChatGPT à vos équipes : la réunion et le message à envoyer

Encadrer ChatGPT en entreprise se joue en deux temps. D'abord décider : quel compte, quelles données, qui répond aux questions. Ensuite le dire à tout le monde, de vive voix puis par écrit. Le second temps est souvent réduit à un courriel. C'est lui, pourtant, qui fait qu'une règle est suivie.

Cet article part du principe que les décisions sont prises. Si ce n'est pas le cas, commencez par les trois décisions à prendre avant de déployer.

Pourquoi un courriel ne suffit pas

Un courriel se lit en diagonale, se range, et ne reçoit aucune question. Or une règle sur l'IA en soulève beaucoup. Mon patron lit-il mes conversations ? Puis-je garder mon compte à moi ? Et si j'ai déjà collé un fichier client ?

Sans réponse, chacun se fait la sienne. Certains n'osent plus rien faire. D'autres continuent comme avant, sur leur téléphone. Une réunion courte règle ces questions une fois, devant tout le monde.

Avant la réunion : trois choses prêtes

La règle écrite. Deux pages au plus, avec des exemples tirés de vos métiers. Le modèle de charte en huit clauses donne le niveau de détail utile.

Les comptes. Si vous fournissez une offre professionnelle, les accès doivent être ouverts le jour même. Annoncer une règle sans l'outil qui va avec pousse vers les comptes personnels.

Le nom d'une personne. Celle qui répond quand un cas n'est pas prévu. Le profil qui convient est celui à qui les gens parlent déjà.

La réunion : trente minutes, cinq points dans cet ordre

1. Pourquoi on encadre. Deux phrases. L'entreprise veut que chacun puisse utiliser l'IA sans exposer les données des clients. Le ton compte : on n'annonce pas une interdiction, on ouvre un usage.

2. Ce qui est autorisé. Les tâches pour lesquelles l'outil est bienvenu : premier jet, reformulation, synthèse interne, traduction de travail. Citez des exemples réels, pris dans vos services.

3. Ce qui n'entre jamais dans l'outil. Trois ou quatre catégories, pas plus : ce qui identifie une personne, ce qui appartient à un client, ce qui fait la valeur de l'entreprise. La méthode de tri est détaillée dans ce qu'on peut confier à une IA.

4. Ce que l'employeur peut voir. C'est la question que personne ne pose en réunion et que tout le monde se pose. Sur ChatGPT Business, les administrateurs de l'espace de travail peuvent consulter, exporter et supprimer les conversations. Dites qui administre, dans quels cas une conversation est consultée, et combien de temps elles sont conservées. Le détail des offres est dans ChatGPT et confidentialité.

Ce point n'est pas qu'une question de confiance. L'article L1222-4 du code du travail interdit de collecter une information concernant personnellement un salarié par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance.

5. Ce qui se passe pour le passé. Annoncez que les usages déjà en cours se déclarent sans conséquence. Sans cette phrase, personne ne déclare rien, et vous restez sans visibilité.

Gardez dix minutes pour les questions. Notez-les : elles serviront à compléter la règle.

Le message à envoyer après la réunion

La réunion donne le sens, l'écrit donne la trace. Envoyez le message le jour même, avec la règle en pièce jointe, et demandez un accusé de réception. Voici une base à adapter.

Objet : ChatGPT au travail, ce qui change à partir du [date]

Bonjour à toutes et à tous. Comme présenté ce matin, chacun peut désormais utiliser ChatGPT avec le compte professionnel fourni par l'entreprise. Vos accès sont ouverts.

Trois règles à retenir. Aucune donnée de client, de salarié ou de candidat ne se saisit dans un outil d'IA. Tout contenu envoyé à l'extérieur est relu par la personne qui l'envoie. Les comptes personnels ne s'utilisent pas pour le travail.

Les conversations sur l'espace professionnel peuvent être consultées par [fonction de l'administrateur], uniquement dans les cas prévus par la règle jointe. Elles sont conservées [durée].

Si vous utilisiez déjà un outil d'IA, dites-le à [nom] d'ici le [date]. Il n'y aura aucune conséquence : l'objectif est de savoir ce qui sert, pour mieux vous équiper. Pour toute question, [nom] est votre interlocuteur.

Merci de confirmer la lecture de ce message et de la règle jointe.

Si votre entreprise a un CSE

À partir de cinquante salariés, le comité social et économique est informé et consulté avant la mise en œuvre de moyens permettant un contrôle de l'activité des salariés (article L2312-38). Un espace où l'administrateur peut lire les conversations peut entrer dans ce champ : posez la question à votre conseil. La consultation se place avant l'annonce, pas après.

Si la règle prévoit des mesures disciplinaires, elle suit aussi le régime du règlement intérieur. Ce que l'employeur peut imposer détaille les conditions.

Les quatre semaines qui suivent

Les questions arrivent en continu au début. C'est bon signe : les gens réfléchissent avant d'agir. Répondez vite, et ajoutez à la règle les cas qui reviennent.

Chaque usage déclaré prend sa ligne dans le registre des usages IA. Au bout d'un mois, vous savez qui utilise quoi, pour quelles tâches, avec quelles données.

Questions fréquentes

Faut-il une réunion même dans une équipe de cinq personnes ?

Oui, mais elle peut tenir en quinze minutes autour d'un café. Ce qui compte est que la règle soit dite, que les questions soient posées, et que le message écrit suive.

Qui doit animer la réunion ?

Le dirigeant ouvre, pour montrer que le sujet est porté. La personne référente présente la règle et répond aux questions : c'est elle que les équipes solliciteront ensuite.

Que faire si quelqu'un refuse d'utiliser l'outil ?

Écoutez la raison. Une inquiétude sur la confidentialité d'un dossier se traite. Un refus de principe se discute sans urgence : personne n'est obligé d'aller plus vite que les autres pendant le premier mois.

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