Le registre des systèmes d'IA de votre PME, tenu avec vos équipes
Vos salariés déclarent les outils d'IA qu'ils utilisent. Vous voyez la liste consolidée, vous classez chaque usage par niveau de risque et vous décidez ce qui est autorisé. Le registre garde la trace datée de ces décisions.
L'état des lieux est gratuit et anonyme pour l'équipe. C'est la première version de votre registre.
Ce qu'est un registre des systèmes d'IA
C'est la liste des outils d'IA réellement utilisés dans votre entreprise : la mémoire écrite de votre démarche. Sans elle, personne ne sait précisément qui utilise quoi ; les outils entrent dans les équipes un par un, sans trace.
Le règlement européen sur l'IA ne l'impose pas à une entreprise qui utilise des outils courants. C'est une bonne pratique, et c'est le point de départ de tout le reste : la charte, la sensibilisation des équipes, les documents de gouvernance.
Ce que contient chaque entrée
Une entrée décrit un usage réel, pas une intention. Le formulaire tient en six champs.
| Champ | Ce qu'on y note |
|---|---|
| Outil | Le nom de l'outil utilisé. |
| Éditeur | L'entreprise qui le publie, quand elle est connue. |
| Catégorie | Assistant conversationnel, traduction, génération d'images, aide au code… |
| Niveau de risque | Son classement au sens du règlement européen sur l'IA. |
| Impact décisionnel | Son poids dans une décision qui touche une personne. |
| État | Actif ou inactif. |
Documenter n'est pas surveiller : le registre note l'outil, jamais le contenu des échanges.
Comment il se remplit
- Vos équipes déclarent. Vous les invitez par courriel, ou par un lien à partager. Chacun indique les outils qu'il utilise. Aucun logiciel n'est installé, aucun trafic n'est analysé.
- Vous voyez la liste consolidée de toute l'organisation sur l'écran du registre, souvent plus longue que prévu.
- Vous décidez, usage par usage : autoriser, encadrer par une règle écrite, remplacer par un outil professionnel, ou interdire le petit nombre de cas réellement problématiques.
- Vous le tenez à jour. Une revue mensuelle suffit ; Klaveta vous envoie un rappel.
Une condition pour que les déclarations arrivent : dire clairement qu'une déclaration ne déclenche aucune mesure disciplinaire. Elle sert à cadrer, jamais à punir.
À quoi il sert quand on vous pose la question
Un client, un donneur d'ordre ou un assureur pose la même question sous trois formes : maîtrisez-vous vos usages de l'IA ?
Un client grand compte vous envoie un questionnaire fournisseur : avec le registre, vous répondez avec des faits datés, sans relancer cinq personnes en interne. Un assureur évalue votre gestion du risque : une liste tenue à jour pèse plus lourd qu'une déclaration de bonne foi.
Le registre alimente ensuite votre charte d'usage de l'IA et vos documents de gouvernance. Il reste un document interne : ce n'est ni un agrément, ni une reconnaissance délivrée par une autorité publique.
Ce qu'il coûte
Le registre fait partie de l'offre Team, qui donne toutes les fonctionnalités dans chaque tranche : à partir de 90 € HT par mois pour une entreprise de 1 à 9 salariés. Un forfait par entreprise selon l'effectif, jamais par utilisateur. Toutes les tranches sont sur la page des tarifs.
Questions fréquentes
Le registre des systèmes d'IA est-il obligatoire pour une PME ?
Le règlement (UE) 2024/1689 ne l'impose pas à une entreprise qui utilise des outils d'IA courants. C'est une bonne pratique : la liste écrite qui vous permet de décider, puis de répondre quand on vous demande comment vous encadrez l'IA.
Faut-il surveiller les postes de travail pour le remplir ?
Non. Klaveta ne détecte rien et ne lit aucun poste de travail. Chaque salarié déclare les outils qu'il utilise ; la direction consolide et décide. Le registre note l'outil, pas le contenu des échanges.
Le registre vaut-il agrément ou reconnaissance officielle ?
Non. C'est un document interne. Il montre une démarche suivie et datée, il ne remplace ni un agrément, ni une reconnaissance par une autorité publique, ni le conseil d'un avocat.
Combien de temps faut-il pour le tenir à jour ?
Une revue mensuelle suffit à le garder juste. Klaveta vous envoie un rappel chaque mois.
Commencez par savoir ce que votre équipe utilise
L'état des lieux prend trois minutes à chacun, sans compte ni nom demandé. Vous obtenez la première liste de votre registre.